Рубрика: О проектах

Тренинг тренеров по SCRUM

21 — 22 июля ребята со SCRUM Ukraine провели Scrum Trainers Retreat «Train the Trainer».

Два дня был достаточно насыщенными как новой информацией так и обменом опытом.

В тренинге приняли участие SCRUM Master-а и тренера с различных компаний.

Каждый участник имел возможность проработать свой тренинг более детально а так же познакомились с графической фасилитацией,  и обменяться «тренинговыми фишками» с другими участниками.

Было здорово !!! Спасибо ребятам со SCRUM Ukraine

И несколько фотографий  🙂

IPMA Level A — Done

Старый сертификат (Level B IPMA) — подошел к концу

Прошел сертификацию на уровень А по IPMA.

Так что теперь у меня есть подтверждение что я Project Director 🙂

 

Стартуем Online курс по управлению проектами с LABA

C 03/07/2017 стартуем совместно с LABA онлайн курс по управлению проектами

Курс состоит из 10 занятий в формате вебинаров.

В течении курса слушатели будут выполнять Домашнее Задание по своим проектам, тем самым прорабатывая реальный проект и получая обратную связь по нему от тренера.

Хороший менеджер – ленивый менеджер

Вот наткнулся недавно на статью, которая описывает разницу между ленивым и «деятельным» менеджерами проектов и как эти характеристики влияют на проекты :-). Надеюсь Вам понравится 🙂

Случалось ли вам наблюдать, как руководитель проекта с самого его начала постоянно занимается пожаротушением, полностью погружен в борьбу с неотложными проблемами, темп поступления которых превышает скорость их решения. Все задачи, которые получает команда проекта, имеют наивысший приоритет и срочность: «Это надо было сделать еще вчера!» Трудовой героизм. Постоянные сверхурочные. Субботники. Авралы. Обучение, анализ, планирование, проектирование, тестирование, рефакторинг – «это все потом!».

Знакомо?

«Хорошо управляемое предприятие — это спокойное место. Зато «фабрика, отличающаяся «кипучей» деятельностью и «трудовым героизмом» работников, который бросается в глаза любому посетителю, является на самом деле плохо управляемой», писал управленческий авторитет Питер Фердинанд Друкер.

Проблема большинства проектов разработки ПО заключается не в том, что люди мало трудятся, а в том, что они делают не ту работу, которую нужно делать. Хороший менеджер должен руководствоваться фундаментальным принципом наименьшего действия и, следовательно, быть ленивым. И у него все получится. Почему?

Потому, что он

 

Имеет свои цели

Выполнить проект в срок, в бюджете и с требуемым качеством – это не цель, это работа. Работать работу ленивому менеджеру лень. У него, как правило, есть личные цели. Они могут быть материальные — повышение оклада или должности. Могут быть идеальные — познать новое, сделать то, что до него никто не делал или, наконец, осчастливить все человечество. Но они есть.

И главное, что для него эти цели настолько значимы, что позволяют ему сохранять упорство в их достижении от начала до завершения проекта.

Управляет приоритетами

У ленивого менеджера есть только два типа работ. Первый тип — важные и срочные: критические ситуации, проблемы, горящие сроки. Второй тип — важные и не срочные: планирование, анализ рисков, поиск возможностей, выстраивание взаимоотношений, развитие, восстановление. Важные это только те, без которых цели не могут быть достигнуты. Все остальные работы, даже если они срочные для него не важны. Он подобно Микеланджело отсекает от снежного кома проектных работ все активности, без которых можно обойтись и достичь цели.

В каждом проекте случаются проблемы и критические ситуации, имеющие высший приоритет, которые надо разруливать прямо сейчас. И это тяжелый труд. Но если заниматься только ими, то высока вероятность, никогда не дойти до дел важных, но не срочных. Поэтому ленивый менеджер работает на опережение. Каждый день выделяет квант времени на пожаротушение и обязательно квант — на дела важные, но не срочные. Упреждая проблемы, он постепенно сокращает поток горящих задач, что позволяет ему сосредоточиться в основном на работе на опережение.

Делегирует

Микроменеджмент — это точно не для него. Ленивый менеджер не любит работать, поэтому делегирует все, что сможет делегировать. Делегирует полномочия, но не ответственность за достижение целей. Если Вася накосячил, то — «я и сам дурак, что ему доверил это поручение», — сделает вывод ленивый менеджер. Делегирование невозможно без взаимного доверия. Тот, кому делегировали руководство, становится сам себе боссом, ведомым собственной совестью в направлении достижения оговоренных желаемых результатов. Доверие требует времени и терпения, необходимости обучать и развивать людей, так чтобы их способности смогли соответствовать этому доверию. Но сделав эти разовые инвестиции в человеческий капитал, мы потом долго сможем получать дивиденды.

Точит пилу

Можно, конечно, пилить дрова и тупой пилой, но лениво. Поэтому ленивый менеджер, постоянно наблюдает и оценивает эффективность всех проектных процессов: «что лишнее мы делаем?», «что можно делать проще?», «что угрожает проекту?». Работает на сокращение ненужных усилий вместо того, чтобы стремиться к новым героическим победам. Определяет узкие места и применяет корректирующие действия там, где процессы начинают буксовать или риски слишком велики.

Строит отношения

Ленивый менеджер скорее добрый, чем злой. Злым быть хлопотно…

Ленивый менеджер старается принимать людей такими, какие они есть, уважает их право на собственное мнение и на ошибку. Он подбирает в команду людей, наиболее соответствующих целям проекта. Для каждого бойца ищет самую подходящую для него задачу. Терпеливо работает с каждым участником проектной команды, помогая его развитию, оберегая от внешних и внутренних потрясений, для того, чтобы максимально раскрыть его индивидуальные способности, увеличить вклад в общее дело.

Но это не значит, что его невозможно разозлить. Рявкнет так, что мало не покажется. Или просто уволит нафиг. Только для этого надо сделать, гораздо больше усилий, по сравнению с менеджером трудоголиком.

«Что посеешь, то и пожнешь». Пренебрежительное отношение к людям породит лишь ответное пренебрежение. Вложив в людей часть своей души, получаешь сторицей.

Билл Гейтс говорил:

Я всегда выберу ленивого человека делать трудную работу, потому что он найдет легкий путь ее выполнения.

Как-то, так…

А вы что думаете по этому поводу ?

Удачных Вам проектов и легких путей их реализации 🙂

Оригинал по адресу: http://habrahabr.ru/post/238209/

 

Притча: Дверь

Наткнулся в интернете на такую вот притчу и мне захотелось ее продублировать на своем сайте.

Обратите внимание на советы в конце притчи, мне кажется их стоит взять на вооружение!

Я надеюсь она Вам понравится 🙂

Один мудрец искал способного и талантливого ученика, который обладал бы достаточными навыками и умениями, чтобы передать ему свои знания, когда умрет. Он решил собрать всех учеников. И вот собралось множество учеников. Мудрец сказал им:

— У меня возникла проблема, и я хочу знать, кто из вас сможет ее решить. Видите — в стене позади меня находится самая большая, тяжелая и массивная дверь в городе. Кто из вас сможет открыть ее без посторонней помощи?

Дверь    Некоторые из учеников просто опустили голову: проблема казалась неразрешимой. Другие исследовали дверь более тщательно, обсудили возможность использования рычага и особенности материала и пришли к выводу, что решить эту задачу невозможно. Все сказали, что сделать то, что просил мудрец, невозможно.

Только один ученик подошел к двери и подверг ее тщательному исследованию. Он простучал ее поверхность, пытаясь оценить ее толщину и плотность материала, отметил, из чего сделана дверь и насколько надежно смазаны петли. Он тщательно проверил ее, используя свои глаза и руки. Он стучал по ней, нажимал, давил на определенные участки.

Все предполагали, что дверь была закрыта или ее заклинило. А на самом деле она была лишь слегка прикрыта. Ученик глубоко вздохнул, сосредоточился и мягко толкнул дверь. Дверь с легкостью и без малейшего сопротивления открылась. Она была разработана и сконструирована так безупречно, что достаточно было легчайшего толчка, чтобы она открылась.

Мудрец нашел себе преемника. Он повернулся к остальным ученикам и произнес следующие слова:

— Успех в жизни и работе зависит от нескольких ключевых факторов, и сегодня вы могли наблюдать их в действии.

Во-первых, позвольте своим чувствам полностью исследовать и понять реальность, которая вас окружает.

Во-вторых, не делайте поспешных и потому неправильных выводов.

В-третьих, будьте достаточно смелы, чтобы принять решение.

В-четвертых, приняв его, действуйте уверенно и без сомнений.

В-пятых, сосредоточьтесь и вложите в это действие всю вашу силу и энергию.

И, наконец, не бойтесь совершить ошибку

Удачи Вам во всех Ваших начинаниях и мудрости при принятии решений!!!

Об управлении проектами на 4 листах флипчарта :-)

19 марта передо мной стояла задачка за 20 минут показать всю глубину и широту дисциплины Управление проектами для будущих студентов одного из ВУЗ-ов Киева.

Судя по отзывам участников, у меня получилось 🙂 и для этого мне понадобилось ровно 20 минут и 4 листа для флипчарта.

И сейчас я постараюсь воспроизвести кратко основную суть своего «выступления».

И так начнем 🙂

1) Вспоминаем что такое проект и какие его ключевые особенности и отличия от процесса.

Проект — комплекс взаимосвязанных действий с ограниченными ресурсами и длительностью, разработанных для достижения поставленной цели. Результатом проекта является создание уникального продукта или услуги.

Т.е. у проекта есть:

— Цель;

— Ограничения по срокам;

— Ограничения по ресурсам;

— Уникальность.

Говоря об ограничениях проекта мы плавно переходим к «треугольнику проекта», а именно к ключевым ограничениям, присутствующих в любом проекте:

— длительностьТреугольник проекта

— стоимость

— качество

(есть несколько интерпретаций треугольника, я показывал этот вариант, хотя суть это не меняет)

И получается, то если мы хотим (от нас требует заказчик/заинтересованные стороны) изменить в какую либо сторону одну из составляющих (т.е. например существующее качество нас не устраивает и нам надо его улучшить, т.е. Из точки А переместиться по оси качества (Q0 ->Q1)), то у нас есть три варианта:

— увеличить длительность, оставив стоимость проекта на прежнем уровне (не всегда так получается, но в модели вполне может быть) — Точка А2

— увеличить стоимость, оставив длительность на том же уровне — Точка А1

— увеличит и стоимость и длительность (наиболее применимый вариант)

Т.е. в итоге мы переходим из точки А в точку В.

При этом Менеджеру проекта, которому необходимо достичь поставленных целей, необходимо постоянно «мониторить» движение проекта в рамках данных ограничений.

2) Немного отвлечемся от самого проекта и поговорим на тему, а ЗАЧЕМ компании реализовывают проекты?

Варианты которые я получил от присутствующих:

— запуск нового продукта

— увеличение доли рынка

— внедрение нового ПО

— уменьшение затрат

— увеличение прибыли….

Однако некоторые из этих вариантов противоречивы как цели организации в один и тот же момент времени.

Поэтому настало время вспомнить о таких понятиях, как ВИДЕНИЕ, МИССИЯ, СТРАТЕГИЯ.Стратегия

Т.е. организация рождается начиная от ВИДЕНИЯ, постепенно прорабатывается МИССИЯ и после этого Руководство компании должно разработать стратегию как воплотить в жизнь ВИДЕНИЕ и МИССИЮ.

В процессе определенной работы СТРАТЕГИЯ компании разбивается на комплекс ЗАДАЧ (или ПРОЕКТОВ), реализация которых позволяет компании в целом реализовать СТРАТЕГИЮ.

Вот тут мы и подходим к ответу на ВОПРОС, а ЗАЧЕМ компании реализовывать проекты ?

В идеальной картине мира — ответ прост — для РЕАЛИЗАЦИИ СТРАТЕГИИ.

При этом рассматривая множество проектов, организация сталкивается с вопросом конфликта ресурсов. Так как ограничение по ресурсам это не только ограничение проекта, но и ограничение любой компании. Т.е. возникает вопрос а как правильно распределить ресурсы между проектами и какие проекты реализовывать.

и Здесь не обойтись без ПОРТФЕЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ, как элемента проектного управления на стратегическом уровне.

3) Если теперь посмотреть на все что писалось выше сквозь призму участников, то переходим к вопросу Заинтересованных сторон проекта/ов, которые оказывают непосредственное влияние на реализацию проекта.матрица заинтересованных сторон

Более детально можно посмотреть соответствующий пост (Заинтересованные стороны проекта).

И здесь Важным понять какой интерес у Заинтересованных сторон и какое влияние они могут оказать на проект.

После чего выработать стратегию взаимодействия с каждой из сторон.

4) В итоге (а это 4-й листок ФЛИПЧАРТА 🙂 ) получаем следующую картинку:

— Треугольник проекта и цели проекта

— Стратегия компании и портфель проекта

— Множество заинтересованных сторон со своими интересами и влиянием

Добавляем сюда непосредственно Жизненный Цикл Проекта и все что связано с непосредственным управлением проектом

и инструментарием менеджера проекта (WBS, матрица рисков, контрольные точки и т.д….)

И пытаемся ответить на вопрос, что же связывает эти все составляющие ?

Ответ прост — МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА, которые отвечает непосредственно за реализацию проекта и достижение поставленных целей.

менеджер проекта

 

И для того что бы связать эти составляющие и выполнить все поставленные задачи в рамках проекта, менеджеру проекта необходимо обладать определенными знаниям и навыками, которые и раскрываются в дисциплине Управление проектами.

И глубина глубин и широта широт этой дисциплины намного глубже и шире, чем было изображено на 4 листах флипчарта.

Вообщем получилось вот такое вот выступление.

А как ВЫ думаете, насколько удалось раскрыть суть проектного управления и глубину данной дисциплины ?

Удачных Вам проектов !!!

 

 

 

 

Виды организационных структур

Вот и закончились Новогодние праздники 🙂

Всех с Наступившим Новым 2014 Годом. Пусть он будет успешным во всех отношениях !!!

Как и обещал, сегодня мы сравним основные типы организационных структур между собой.

Итак, какие же основные типы организационных структур бывают в компаниях?

1) Функциональная структура — достаточно распространенный тип структуры компании. Это иерархическая структура, у которой подразделения формируются исходя из ключевых функций организации.Функциональная структура

К основным функциям (так называемой цепочке создания ценности) чаще всего относятся:

1) Производство;

2) Исходящая логистика;

3) Входящая логистика;

4) Маркетинг и продажи

5) Сервис

К дополнительным функциям относятся:

1)  Закупки

2) НИОКР

3) HR (Управление человеческими ресурсами)

4) Системы управления.

Однако ключевые функции зависят от сферы деятельности компании. Здесь же важно сказать следующее: В функциональных организациях все направленно на эффективное выполнение своих функций. С точки зрения управления проектами. Чаще всего координатором проекта назначается кто то из функциональных руководителей и через других функциональных руководителей он координирует работы по проекту.

К достоинствам функциональной структуры относятся :

— Низкие административные расходы, отсутствие дублирования функций;

— Легкость координации в функциональных областях;

— Эффективное решение стандартных профессиональных задач;

— Централизованный контроль важнейших решений руководством компании;

— Специализация и компетентность, развитие предметных навыков персонала в функциональных областях.

К недостаткам можно отнести:

— Возможна чрезмерная фрагментация стратегически важных процессов;

— Проблемы межфункциональной координации;

— Замедленность реакции на изменения внешней среды;

— Перегруженность руководства решением оперативных вопросов в ущерб задачам стратегического управления;

— Отсутствие у менеджеров системного подхода к решению проблем организации.

2) Дивизиональная структура компании — компании, в которых дивизиону (отдельному подразделению) предоставляется значительная степень автономии в работе. В зависимости от признаков, существуют клиентские, продуктовые, региональные дивизиональные структуры.

Дивизональная структура

 

К достоинствам дивизиональной структуры относятся:

— Корпоративное руководство освобождается от оперативных функций и может сосредоточиться на стратегиях;

— Использование дивизиональных преимуществ рыночной специализации, эффективность в условиях динамичной внешней среды;

— Организационная гибкость;

— Опыт руководящей работы на дивизиональном уровне — хорошая щкола для подготовки менеджеров высшего уровня.

К недостаткам относятся:

— Возможный разрыв между стратегическим и оперативным управлением;

— Проблема согласования интересов корпорации и входящих в нее дивизионов;

— Проблема согласование функциональных действий на корпоративном уровне ив дивизионах, снижение качества выполняемых функциональных задач;

— Рост затрат из-за дублирования функциональных департаментов на корпоративном и дивизиональных уровнях и неоптимального размера подразделений.

3) Проектная структура — Это структура организаций, которые занимаются в основном проектной деятельностью. К ним относятся Конструкторские бюро, Строительные организации, и т.д. Фактически ключевой персонал выделяяется на проект 100 % и подчиняется менеджеру проекта.

Проектная структура

Как разновидность могут существовать отдельные подразделения (ОТдел кадров, Информационный отдел и т.д.) выполняющие обслуживающие функции для всех проектов)

К достоинствам относятся:

— Члены проектной команды и ее руководитель концентрируются на реализации одного единственного проекта и не отвлекаются на другие задачи.

— Введение должности руководителя проекта обеспечивает идеальные возможности для межфункциональной координации

— Интеграция различных видом деятельности компании в целях получения высококачественных результатов по определенному проекту;

— Комплексный подход к реализации проекта и решению проблем;

— Концентрация всех усилий на решение одной задачи — выполнения проекта;

— Большая гибкость

— Усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект в целом так и за его элементы.

К недостаткам можно отнести:

— Продолжительный период «настраивания» команды на работу, включающий периоды формирования команды, приспособления ее членов друг к другу и нормализации взаимоотношений внутри коллектива;

— Не исключены случаи, когда нормальные рабочие отношения между членами проектной команды так и не складываются ввиду отсутствия у руководителя проекта необходимого управленческого опыта и способностей;

— По завершении проекта или отказе организации от проекта возникает проблема с трудоустройством высвободившихся специалистов;

— Дублирование существующих в организации функциональных служб.

4) Матричная организационная структура — это смешанный тип структуры, в котором происходит наложение нескольких типов структур друг на друга.  (проектной на функциональную, региональной на товарную, клиентской на региональную и т. д. ) Причем принципиальным моментом к матричной структуре является подчинение сотрудников двум руководителям одного иерархического уровня.

Бывает три типа матричных структур:

— Слабая матрица;

— Сбалансированная матрица;

— Сильная матрица.

Ниже на рисунках можно увидеть ключевые отличия между этими типа матриц. В Сильной матрице существует отдельное подразделение, отвечающее за управление проектами (проектный офис) и подчиняется руководителю компании. В слабой матрице есть отдельные координаторы проектов, которые занимаются управлением проектами и отвечают за координацию между всеми подразделениями.

Слабая матрица

 

Слабая матрица

 

 

 

 

Сбалансированная матрица

 

 

Сбалансированная матрица

 

 

 

Сильная матрица

 

Сильная матрица

 

 

 

 

К достоинствам матричной структуры относятся:

— Возможность реализации сразу двух стратегических направлений развития компании;

— Поддерживает инновационную деятельность (междисциплинарный подход к  решению нестандартных задач);

— Гибкость структуры, позволяющей перераспределять функциональных специалистов между проектами, избегать дублирования функциональных служб;

— Хорошая координация деятельности функциональных специалистов за счет введения позиции руководителя проекта.

Недостатки:

— Подрыв принципа единоначалия, борьба за власть и склонность к анархии, конфликтность структуры;

— Психологические проблемы персонала, связанные с неопределенностью и переменчивостью структуры;

— Рост управленческого аппарата (у каждого специалиста два начальника);

— Удлинение сроков принятия решений из-за необходимости многочисленных согласований.

Если сравнивать структуры с точки зрения управления проектами, то получаем следующую таблицу:

Структуры управления проектами

Какая же структура лучше ?

Я думаю что Вы знаете ответ на этот вопрос. Он очень простой:

— Та, которая обеспечивает максимально эффективное достижение целей компании 🙂 .

Так как каждая структура имеет свои достоинства и недостатки, то в зависимости от задач и сравнения достоинств и недостатков выбирается наилучшая в каждом случае структура.

На этом сегодня все.

Правильного Вам выбора и Удачных проектов !!!

Подведение итогов года

Вот и заканчивается 2013 год.

12_o_clockСегодня я не буду писать ничего про инструменты проектного управления.

Я хотел бы подвести итоги Года уходящего и поделиться Планами на год следующий  — 2014 :-).

Конечно же  некоторые мои успехи для кого то покажутся маленькими и не интересными, но я буду писать все те шаги/достижения, которые позволили мне развиваться и двигаться а направлении моего вектора развития — профессионального консультанта в области управленческого консалтинга.

И так, что у меня получилось сделать за этот год (точнее за пол года).

1) Полная реанимация сайта. Здесь хочу сказать отдельное спасибо Виктору Серобаба, благодаря которому собственно и появилась новая версия сайта;

2) Еще добавлю в тематику сайта, так это то что, в течении полгода я стараюсь выдерживать график выставления материала. По вторникам — это полезная информация/инструменты, связанные с управлением проектами. По пятницам — притчи, вдохновляющие истории и т.д.

3)  Провел первый Webinar, об этом я уже писал отдельный пост, поэтому повторяться не буду. Опыт же буду использовать в дальнейшем :-). Здесь, несмотря на то, что пока наше сотрудничество дальше не пошло, хочу сказать спасибо Светлане Матейчук — основателя компании МиМ.

4) Познакомился и стал Партнером консалтинговой компании Civitta, которая открыла свой офис в Украине. Основной вектор деятельности компании — Управленческий Консалтинг. Компания представлена в странах Балтии, Белоруссии и теперь в Украине. Поэтому по вопросам, связанным с деятельностью компании Civitta Вы также можете обращаться ко мне.

А вопросы могут быть весьма разными и в том числе связанными с  поиском партнеров  в странах Балтии и Белоруссии :-).

5) Так как второе направление моего развитие — это тренинги и обучение, то здесь тоже есть движение — я стал Тренером Швейцарской компании Siegel. И сейчас с командой Siegel в Украине мы активно работаем над развитием как продуктов Siegel (а здесь есть достаточно интересные тренинги), так и над созданием новых обучающих продуктов для рынка СНГ и Украины.

Опять же если заинтересуют какие либо тренинги этой компании, можете обращаться прямо ко мне 🙂

6) Так же за это время, я стал страшим преподавателем кафедры Управления проектами в КРОК, где прочитал одну из дисциплин для будущих магистров по Управлению проектами.

7) Я не только учил других, но и учился сам. В этом семестре я изучил еще два предмета в Эдинбургской Бизнес Школе, на программе МБА.  Это были Финансы и Стратегическое планирования. Отдельное спасибо хочу сказать тьюторам Бизнес Школы — Ивану Компану и Тимуру Сарбаеву.

8) Что касается реализованных проектов, то их к сожалению не так много как хотелось, но все же есть :-), я не буду раскрывать названия компаний, а просто в кратце расскажу о проделанной работе:

— Аудит процесса продаж. (Был проведен аудит существующего процесса продаж, подготовлены рекомендации по оптимизации, разработаны матрицы ответственности и ролевые инструкции по ключевым функциям)

— Модерация проектных совещаний. (Выступал в качестве модератора совещаний проектной команды, помогла в процессе планирования. Работа еще не закончена и планирую ее продолжить в след. году)

— Аудит процесса управления проектами. (Проведен аудит текущего процесса управления проектами. Разработаны рекомендации по его улучшению и повышению эффективности. Это был первый этап. Следующим этапом будет непосредственно реализация рекомендаций, что были приняты компанией);

— Стратегическая сессия. (Была проведена стратегическая сессия для компании, что только начинает свою активную деятельность. Проработаны сильные и слабые стороны, определены Факторы успеха. Разработаны основная стратегия, а так же серия тактических мероприятий…)

И еще раз хочу сказать слова Благодарности ВСЕМ, с кем мои пути в 2013 году пересекались и не важно на сколько на 1 час или на весь год. Благодаря Вам я не стою на месте и развиваюсь и надеюсь, что с каждым днем, с каждой встречей, становлюсь лучше и лучше  :-).

Теперь немного о Планах следующего года:

Тренинговые программы:

1) Сейчас идет разработка 2-х дневной Игры для Менеджеров проектов, во время которой прорабатываются навыки управления проектами в игровой обстановке. Планирую закончить разработку игры в первом квартале следующего года.

Тогда же и начну ее проводить :-).

2) Идет разработка совместно с компанией Siegel Школы управления Проектами. Здесь процесс более длительный.  Поэтому закончить ее планируем только к осени. Должно быть интересно и полезно 🙂

3) Так же планируем совместно с компанией Siegel запустить дистанционные тренинги по основным тематикам компании.

4) Планирую вернуться к тематике Webinar-ов по проектному управлению.

5) Ну и кончено же продолжу проводить те тренинговые программы которые уже разработаны. На текущий момент есть запросы с ряда компаний на проведение тренинга по управлению проектами в первом квартале следующего года

Консалтинг (Здесь планировать намного сложнее, поэтому укажу только вектора в которых я буду двигаться):

1) Продолжать развивать направление Project Management в компании Civitta, постепенно подключая и другие сервисы;

2) Проработать новые консалтинговые продукты, связанные с разработкой стратегии, критическим факторам успеха;

3)  Получить степень МБА и активно использовать знания, полученные в Эдинбургской Бизнес Школе в консалтинговых проектах.

Вполне возможно, что реалии 2014 года внесут свои коррективы во все написанное выше, однако я искренне верю, что все что происходит в жизни нам необходимо для нашего развития.

Ну и основное, что планирую в Новом 2014 Году — Это быть счастливым и получать удовольствие от жизни во всех ее проявлениях.

Чего и Вам искренне желаю.

С НОВЫМ ГОДОМ !!!!

Новый год

 

Организационная структура компании

Сегодня хотел бы поговорить про организационные структуры, и  правила их формирования.

Начну с определения (Википедия):

Организационная структураОрганизационная структура (англ. Organizational structure) — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач (Генри Минцберг, «Структура в кулаке»). По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы (англ. organigram) — графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

Если сказать еще проще, то Организационная структура компании — это элементы, из которых состоит организация, и способы взаимодействия между ними.

Зачем же нам организационная структура ?

Формируя структуру, мы ставим цель — создать систему, совокупность устойчивых связей, обеспечивающих достижение целей организации и ее внутреннюю стабильность.

Т.е. нам необходимо построить такую СИСТЕМУ, которая бы наиболее эффективным образом позволила реализовать стратегию компании.

Каждый раз, когда руководство компании сталкивается с необходимостью формирования/пересмотра структуры оно задается вопросами:

Как объединить должностные позиции в организационные единицы?

Сколько сотрудников должно быть подчинено одному руководителю?

Как далеко можно делегировать полномочия?

Какие механизмы координации деятельности подразделений и отдельных сотрудников избрать?

Какие же есть основные признаки эффективной структуры компании:

1) Структура соответствует стратегии организации;

Это очень Важный пункт, так как в зависимости от структуры компании, могут быть по разному распределены зоны Власти и влияния, а соответственно и прямая зависимость реализуемых задач от этого распределения. Например стратегия компании состоит в выходе на новые рынки, что предполагает активную работу Маркетинга, при этом если в компании отдел маркетинга подчиняется Директору по производству и руководитель отдела маркетинга не входит в Правление, возникает достаточно большой риск успешной реализации стратегии. Так как интересы Производства и Маркетинга могут очень сильно различаться.

2) Структура соответствует среде функционирования организации;

Этот пункт говорит о том, что для достижения эффективности надо учитывать ту среду, в которой работает компания, особенно с учетом глобализации рынков. И если компания работала в одной стране и имела централизованную функциональную структуру и начинает выходить на рынок другой страны, то вполне возможно что ей следует пересмотреть структуру и сделать ее дивизиональной и делегировать ряд функций непосредственно в дочернюю структуру, работающую в другой стране. Так как иначе система принятия решений, может не позволить компании развиваться и быстро реагировать на особенности локального рынка другой страны.

3) Отсутствие противоречии между элементами организационной структуры.

Этот вроде бы простой пункт, опять же направлен на увеличение эффективности, так как если внутри компании есть подразделения, функции которые дублируются, может возникнуть конфликт интересов, влияющий на деятельность компании в целом.

Какие же есть правила «ПРАВИЛЬНОГО» формирования организационной структуры компании?

Правило №1

Стратегически важные виды деятельности должны стать основными звеньями организационной структуры.

Статус их руководителей должен соответствовать значимости видов деятельности для компании, так как потребности в ресурсах именно этих подразделений будут удовлетворяться в первую очередь. А Ключевые виды деятельности обеспечивают достижение стратегических целей компании и определяют ее конкурентное преимущество

Правило №2

При изменении стратегии корректируется и организационная структура.

Правило №3

Проанализируйте возможность Аутсорсинга.

Сторонним организациям можно передавать виды деятельности, которые они выполнят дешевле, быстрее и более качественно. Как правило, это виды деятельности, не являющиеся основными для компании, но иногда передаются и основные, если последние не определяют конкурентное преимущество компании .

Правило №4

Все аспекты стратегически значимых видов деятельности должны быть подотчетны одному руководителю.

Как правило, наилучшая координация достигается при подчинении связанных видов деятельности одному руководителю.

Правило №5

Связанные виды деятельности должны выполняться скоординировано.

Координация улучшается при встраивании в организационную структуру специальных инструментов взаимодействия.

К таким инструментам относятся:

— прямой контроль,

— стандартизация бизнес-процессов,

— стандартизация знаний и навыков,

— стандартизация выпуска,

— взаимные согласования

и ряд других.

Теперь Вы знаете ключевые характеристики эффективных структур и правила их формирования. Посмотрите на Вашу компанию, насколько структура компании соответствует ее стратегии ? Или может она создавалась под конкретных людей ? 🙂 Может пришло время еще раз посмотреть как на стратегию компании так и на организационную структуру ?

А в следующий раз мы сравним основные типы организационных структур между собой и выявим их достоинства и недостатки. А так же узнаем то,  какие из структур больше всего подходят для управления проектами.

Удачных Вам проектов !!!

 

 

Планирование проектов с использованием гибких технологий

Всем привет

Как и обещал, сегодня обсудим вопросы использования гибких технологий и планирования проектов.

Прежде чем перейти к вопросы как и в каких случаях этот подход лучше использовать или наоборот лучше НЕ использовать, расскажу немного об основных принципах подходов Scrum, Kanban к ведению проектов.

Данные подходы набрали свою популярность в сфере ИТ технологий и разработки программного обеспечения, обеспечивая гибкость работы команд и достижения результатов при плотном взаимодействии с Заказчиком.

Кратко о SCRUM-е (взято с книги: «Kunban и Scrum: выжимаем максимум»)
1) Разделите Вашу организацию на маленькие, кросс-функциональные, самоорганизующиеся команды.
2) Разделите Вашу работу на маленькие, конкретные компоненты. Отсортируйте этот список  по приоритетам ии оцените объем работ по каждому элементу.
3) Разделите время на короткие итерации фиксированной длины (обычно 1-4 недели) так, что бы после каждой итерации проводилась демонстрация потенциально готового к использованию кода.
4) Оптимизируйте план релиза и корректируйте приоритеты совместно с клиентом, основываясь на данных, получаемых при рассмотрении релиза после каждой итерации.
5) Оптимизируйте процесс с помощью проведения ретроспективы после каждой итерации.
 Кратко о Kanban-e (взято с книги: «Kunban и Scrum: выжимаем максимум»)
1) Визуализируйте поток работ:
— Разбейте работу на части, выпишите каждый пункт на карточку и прикрепите к стене
— Подпишите столбцы, что ы видеть на какой стадии находится каждое задание
2) Ограничьте НЗР (Не завершенная работа) — определите возможное количесво незавершенных пунктов на каждой стадии рабочего процесса
3) Измеряйте время выполнения задачи. — оптимизируйте процесс, что бы свести время выполнения задачи к минимуму и сделать его настолько прогнозируемым, насколько возможно.
Т.е. в каждом случае у нас есть список работ который надо сделать, детализированный до такой степени, до которой мы можем прогнозировать время выполнения работы и иметь конечный результат.
Так же есть самоорганизующаяся команда, которая должна выполнить весь объем работ, отчитываясь каждую неделю (2-3 недели, в зависимости от длины спринта) Заказчику и корректируя следующие шаги.
Руководит самоорганизующейся командой — SCRUM MASTER.
Участники команды — универсальны, и фактически деление на роли отсутствует.
Product Owner ставит для команды приоритеты с точки зрения Бизнес потребностей Заказчика.
Для того что бы «мониторить» ход работы, команда собирается каждый день возле «доски»  на 15 минутный митинг для обсуждения, Что сделано, что планируется, где есть проблемы.
Таким образом и движется работ от Спринта к Спринту.
Ниже показаны примеры «Досок» проектов:
kanban_1
1311500094_doska_backlog_3
kanban-3f_2
Если все это обобщить получим-
Ключевые подходы «гибкого УП»:
— Длина СПРИНТА (1-3) недели;
— Еженедельные/дневные встречи по Спринтам;
— Проведение ретроспектив;
— Небольшие команды (5-8 человек);
— Product Owner (Спонсор) – установка приоритетов;
— Scrum Master (Менеджер проекта) – организация работы команды;
— Постоянная коммуникация с Заказчиком.

Теперь, учитывая данные ключевые подходы, можно обсудить когда и как их лучше применять (Кроме ИТ сферы, так как там эти подходы во всю применяются :-)).

Так как команды небольшие, желательно что бы размещались в одном месте и имели доступ до «ДОСКИ«, то это один из эффективных подходов для StartUP-проектов, где ключевым является повышенная вовлеченность всех участников в проект, чему способствуют ежедневные встречи по Спринтам.

К тому же для Стартапа важно иметь всю картинку проекта в одном месте, доска как нельзя кстати подходит. Так же можно использовать элементы гибких технологий в проектах с «Расплывчатыми целями» , где важной составляющей является постоянный мониторинг движения и прояснение целей в процессе проекта.

Можно использовать комплексный подход, где внешние рамки проекта — «водопад», внутри же самого проекта используются элементы гибких технологий для части работ, где это применимо.

В каких случаях применение гибких технологий проблематично:

Сложно использовать такой подход, где достаточно большое количество участников и при этом проект длительный и сложный, где цена ошибки достаточно высокая и требуется тщательное планирование и только после него — реализация.

Сложно его использовать в проектах строительства. Сложно использовать с участием распределенных команд, хотя это и может быть нивелировано современными интернет технологиями. Сложно использовать в проектах больших компаний, где принят «водопадный подход», а подрядчик использует гибкие технологии.

Сложно использовать в проектах с фиксированной ценой, так как гибкие технологии, больше предполагают подход «Time&Materials«.

 

В целом, как и любой инструмент данный подход имеет свои сильные и слабые стороны, часть из которых мы обсудили. И каждый менеджер проекта, отталкиваясь от специфики проекта выбирает те инструменты, которые более эффективны и применимы.

Более подробно про гибкие технологии можно прочитать на соответствующих сайтах или поискать детали в интернете. Могу так же рекомендовать книги на русском языке, где просто и доступно описаны ключевые принципы этого подхода, с примерами из ИТ отрасли. Книга называется: » Kunban и Scrum: выжимаем максимум» и «Scrum и XP: заметки с передовой«.

Ну и на этом сегодня все.

Удачных Вам проектов!!!     ……