Метка: команда проекта

Хороший менеджер – ленивый менеджер

Вот наткнулся недавно на статью, которая описывает разницу между ленивым и «деятельным» менеджерами проектов и как эти характеристики влияют на проекты :-). Надеюсь Вам понравится 🙂

Случалось ли вам наблюдать, как руководитель проекта с самого его начала постоянно занимается пожаротушением, полностью погружен в борьбу с неотложными проблемами, темп поступления которых превышает скорость их решения. Все задачи, которые получает команда проекта, имеют наивысший приоритет и срочность: «Это надо было сделать еще вчера!» Трудовой героизм. Постоянные сверхурочные. Субботники. Авралы. Обучение, анализ, планирование, проектирование, тестирование, рефакторинг – «это все потом!».

Знакомо?

«Хорошо управляемое предприятие — это спокойное место. Зато «фабрика, отличающаяся «кипучей» деятельностью и «трудовым героизмом» работников, который бросается в глаза любому посетителю, является на самом деле плохо управляемой», писал управленческий авторитет Питер Фердинанд Друкер.

Проблема большинства проектов разработки ПО заключается не в том, что люди мало трудятся, а в том, что они делают не ту работу, которую нужно делать. Хороший менеджер должен руководствоваться фундаментальным принципом наименьшего действия и, следовательно, быть ленивым. И у него все получится. Почему?

Потому, что он

 

Имеет свои цели

Выполнить проект в срок, в бюджете и с требуемым качеством – это не цель, это работа. Работать работу ленивому менеджеру лень. У него, как правило, есть личные цели. Они могут быть материальные — повышение оклада или должности. Могут быть идеальные — познать новое, сделать то, что до него никто не делал или, наконец, осчастливить все человечество. Но они есть.

И главное, что для него эти цели настолько значимы, что позволяют ему сохранять упорство в их достижении от начала до завершения проекта.

Управляет приоритетами

У ленивого менеджера есть только два типа работ. Первый тип — важные и срочные: критические ситуации, проблемы, горящие сроки. Второй тип — важные и не срочные: планирование, анализ рисков, поиск возможностей, выстраивание взаимоотношений, развитие, восстановление. Важные это только те, без которых цели не могут быть достигнуты. Все остальные работы, даже если они срочные для него не важны. Он подобно Микеланджело отсекает от снежного кома проектных работ все активности, без которых можно обойтись и достичь цели.

В каждом проекте случаются проблемы и критические ситуации, имеющие высший приоритет, которые надо разруливать прямо сейчас. И это тяжелый труд. Но если заниматься только ими, то высока вероятность, никогда не дойти до дел важных, но не срочных. Поэтому ленивый менеджер работает на опережение. Каждый день выделяет квант времени на пожаротушение и обязательно квант — на дела важные, но не срочные. Упреждая проблемы, он постепенно сокращает поток горящих задач, что позволяет ему сосредоточиться в основном на работе на опережение.

Делегирует

Микроменеджмент — это точно не для него. Ленивый менеджер не любит работать, поэтому делегирует все, что сможет делегировать. Делегирует полномочия, но не ответственность за достижение целей. Если Вася накосячил, то — «я и сам дурак, что ему доверил это поручение», — сделает вывод ленивый менеджер. Делегирование невозможно без взаимного доверия. Тот, кому делегировали руководство, становится сам себе боссом, ведомым собственной совестью в направлении достижения оговоренных желаемых результатов. Доверие требует времени и терпения, необходимости обучать и развивать людей, так чтобы их способности смогли соответствовать этому доверию. Но сделав эти разовые инвестиции в человеческий капитал, мы потом долго сможем получать дивиденды.

Точит пилу

Можно, конечно, пилить дрова и тупой пилой, но лениво. Поэтому ленивый менеджер, постоянно наблюдает и оценивает эффективность всех проектных процессов: «что лишнее мы делаем?», «что можно делать проще?», «что угрожает проекту?». Работает на сокращение ненужных усилий вместо того, чтобы стремиться к новым героическим победам. Определяет узкие места и применяет корректирующие действия там, где процессы начинают буксовать или риски слишком велики.

Строит отношения

Ленивый менеджер скорее добрый, чем злой. Злым быть хлопотно…

Ленивый менеджер старается принимать людей такими, какие они есть, уважает их право на собственное мнение и на ошибку. Он подбирает в команду людей, наиболее соответствующих целям проекта. Для каждого бойца ищет самую подходящую для него задачу. Терпеливо работает с каждым участником проектной команды, помогая его развитию, оберегая от внешних и внутренних потрясений, для того, чтобы максимально раскрыть его индивидуальные способности, увеличить вклад в общее дело.

Но это не значит, что его невозможно разозлить. Рявкнет так, что мало не покажется. Или просто уволит нафиг. Только для этого надо сделать, гораздо больше усилий, по сравнению с менеджером трудоголиком.

«Что посеешь, то и пожнешь». Пренебрежительное отношение к людям породит лишь ответное пренебрежение. Вложив в людей часть своей души, получаешь сторицей.

Билл Гейтс говорил:

Я всегда выберу ленивого человека делать трудную работу, потому что он найдет легкий путь ее выполнения.

Как-то, так…

А вы что думаете по этому поводу ?

Удачных Вам проектов и легких путей их реализации 🙂

Оригинал по адресу: http://habrahabr.ru/post/238209/

 

Управление конфликтами в проектах

Сегодня хотел бы сказать пару слов о конфликтах и основных моделях управления конфликтами в проектах. 

Управление конфликтами

Что же такое конфликт ? Дам два определения.

Конфликт — это: 

1. Антагонистическое взаимодействие сторон или отсутствие согласия между сторонами.
2. Процесс взаимодействия между сторонами, в котором одна из сторон воспринимает другую, как ту что негативно влияет (или пытается влиять) на то что важно  для первой стороны.
Т.е. у нас есть несколько участников конфликта, рассматриваемая ситуация и различность взглядов каждой из сторон на данную ситуацию. Хорошо это или плохо ?
Существует два взгляда на Конфликт:

Традиционный взгляд рассматривает Конфликт как зло, которое необходимо избегать.

Современное понимание Конфликта, наоборот, рассматривает конфликт как неизбежный между людьми и как такой, что при правильном управлении может стать выгодным, позволяющим своевременно найти правильные решения в противоречивых ситуациях.

С момента инициации проекта и до его завершения, менеджер проекта и проектная команда постоянно находятся в «конфликтном окружении», несмотря на то как воспринимается сам конфликт, как зло или как благо.

Поэтому важно понимать какие основные источники конфликтов в проектах существуют.

К основным относятся:

1) Конфликт через приоритеты — связан с тем, что мысли участников проекта про последовательность выполнения работ и задач различаются;

2) Конфликты через административные процедуры — связаны с теми нормативно-регулятивными правилами которые регламентируют то, как управлять проектом, какие документы должны создаваться и в каком формате;

3) Конфликты через технические решения — связаны с техническими вопросами в процессе реализации проекта;

4) Конфликты через человеческие ресурсы — постоянный конфликт проекта :-), связан с набором персонала в команду проекта из функциональных подразделений компании;

5) Конфликты через стоимость — связаны с вопросами выделения дополнительных бюджетов, расценкой на работы, оплатой работы подрядчикам и т.д.;

6) Конфликты через календарный план проекта — связаны со спорами вокруг сроков выполнения работ, их последовательностью, взаимозависимостью и т.д.

7) Межличностные конфликты — связаны с несогласием между участниками на личностном уровне.

Указанные выше источники конфликтов, просматриваются в течении всего жизненного цикла проекта в той или иной мере. И во всех случаях именно менеджер проекта ответственен за «разруливание» возникающих спорных ситуаций.

Поэтому Важно понимать также какие модели управления конфликтами можно использовать и когда применять ту или иную модель.

Таких моделей пять:

1) Избегание:

Когда стороны, видя проблему, стараются не акцентировать внимание на ее существовании и просто игнорируют ее наличие.

Модель применяется, когда затраты на решение проблемы превышают ущерб от самой проблемы, а так же когда проблема не принципиальна для участников;

2) Приспособление:

Когда одна из сторон, полностью принимает требования второй стороны, в ущерб собственным интересам.

Модель применяется, когда более важен вопрос отношений с участниками конфликта и вопрос не столь принципиальный.

Так же может применяться, когда политически более важно «Проиграть битву, но выиграть войну».

Или когда силы конфликта не равны и ущерб от «борьбы» может быть достаточно сильный.

Оба варианта не решают конфликт и в дальнейшем это может перерасти в более существенный конфликт с серьезными последствиями.

3) Принуждение

Когда одна из сторон пользуясь силой (власти, физической и т.д.) принуждает к своему решению другие стороны.

Применяется, когда необходимо достаточно быстро принять решение или действия и ущерб от затягивания решений может быть значительным.

4) Компромисс

Когда стороны конфликта пытаются найти общее решение, но уступая по каким то своим интересам, отказываясь от них.

Модель применяется, когда силы конфликта более-менее равны, а также когда есть заинтересованность в отношениях и не хочется применять силу для решения проблемы.

5) Сотрудничество

Эта модель приводит к выигрышу всех сторон конфликта. Зачастую при применении этой модели, стороны стараются посмотреть на проблему намного шире и найти дополнительные варианты решения проблемы, при этом формулировка первичной проблемы изменяется.

Модель применяется, когда есть достаточно времени для поиска обоюдовыгодных решений и для сторон важно найти именно такое решение.

Рисунок ниже  показывает какая модель применяется, в зависимости от ориентации на своих или чужих целях в рамках конфликта.

Управление конфликтами

О конфликтах и методах взаимодействия в них можно писать долго, однако каждый сам выбирает каким образом себя вести в той или иной ситуации, исходя из своих собственных ценностей, принципов и целей.

В данной статье я хотел показать основные источники возникновения конфликтов в проектах и модели, применяемые в управлении конфликтами.

Надеюсь информация была Вам полезна.

Эффективных и правильных Вам решений в сложных и конфликтных ситуациях.

И удачных проектов !!! 

 

А в завершении, предлагаю посмотреть небольшой мультик, в котором достаточно неплохо просматривается конфликт и модели его решения участниками. Какие модели вам удастся обнаружить ? 🙂

Команда проекта

Сегодня хотелось бы поговорить про команду проекта.

Мы уже говорили про цели проекта, менеджера проекта и заинтересованные стороны проекта.

команда проектаОднако Менеджер проекта в одиночку не в состоянии реализовать проект, ему нужна команда.

И в первую очередь КОМАНДА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ, т.е те люди, кто совместно с Менеджером проекта осуществляют операционное управление реализацией проекта.

Поэтому менеджеру проекта приходится отвечать на следующие три вопроса:

1) Кто необходим для реализации проекта ?

2) Какие функции он будет выполнять ?

3) Где я могу найти этого специалиста?

Отвечая на первый вопрос, следует учитывать не только профессиональные компетенции, но и личностные. Так как участники команды в первую очередь люди, со своими личными ценностями, целями и характером.

Зачастую в больших компаниях на проект просто назначают и менеджеру проекта приходится работать с тем составом сотрудников, которые назначены в его проект. Либо, используя свой опыт, навыки, связи убедить «владельцев ресурсов» о необходимости выделения в проект других участников.

Вот здесь и понадобится менеджеру проекта большая часть тех навыков, про которые мы говорили ранее.

Выполняемые функции зависят от специфики проекта, его целей, задач и охвата, а так же и от компетенций конкретного участника.

Главной задачей менеджера проекта на этапе формировании команды является создать такую команду, которая бы помогла ему эффективно реализовать проект.

Ведь главной ЦЕЛЬЮ команды является именно реализация проекта и достижение его целей.

Что же влияет на эффективность команды проекта?

1) Количество участников команды

2) Ясность и согласованность целей

3) Четкое и понятное распределение функций и задач

Какой по количеству  должна быть  команда управления? Зависит от проекта и здесь могут быть разные варианты,

однако исходя из исследований, наиболее комфортным для всех участников команды и менеджера команды является число 7+-2. т.е. команда составом от 5 до 9 человек.

Команды большого размера могу обладать такими недостатками, как

— групповое мышление;

— давление на участников команды;

— «отсиживание времени» некоторыми участниками.

Маленькие же команды могут быть неустойчивыми к «потере» одного из членов команды и есть риск их «распада».

Что касается ясности и согласованности целей, то здесь я бы отметил ТРИ уровня целей, которые должны быть в идеале согласованы друг с другом:

1) Цели компании;

2) Цели проекта/Цели команды;

3) Личные цели участников.

И если все три категории согласованы друг с другом, то вероятность успеха проекта значительно возрастает. В случае же расхождения целей, наоборот для проекты вырастут РИСКИ недостижения целей проекта.

Эта та часть внимания менеджера проекта, которую нельзя упускать и либо менеджер проекта должен сам определять согласованность целей, либо может быть привлечен специалист (HR, коуч, консультант…), который поможет  решить эту задачу  менеджеру проекта.

Что касается эффективного и понятного всем распределения ролей и задач, то одним из инструментов является RASCI диаграмма, о которой я рассказывал в прошлый раз.  И ее обычно вполне достаточно для того, что участники Команды проекта четко понимали кто за что отвечает, кто кому будет помогать решать те или иные задачи и кого необходимо информировать о выполнении.

Ключевыми же показателями эффективной команды являются:

1) Четкие цели и задания внутри команды;

2) Понимание взаимозависимости всех членов команды;

3) Сплоченность;

4) Доверие;

5) Потенциальные возможности использования Синергии командной работы.

Таким образом КОМАНДА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ — это КЛЮЧЕВОЕ ЗВЕНО всего проекта и недостаточное внимание к этой части проектного управления переводит  проект в неустойчивое положение с определенной долей риска.

В завершении, хотел бы предложить посмотреть небольшой ролик, найденный в Интернет,  про силу команды и пожелать ВАМ:

Эффективных и сплоченных команд и успешных проектов !!!

Ролик про силу командной работы >>

RASCI диаграмма — инструмент менеджера проекта

Сегодня хотел бы немного коснуться одного из достаточно полезных инструментов менеджера проекта — RASCI диаграммы. 
RASCI

Достаточно часто, проводя консультации, тренинги я слышу, что одной из причин НЕУДАЧНЫХ проектов является нечеткое распределение функций внутри проектной команды, а так же то, что не всегда понятно а что ожидают члены команды и менеджер проекта от меня лично.

Как раз именно для минимизации таких вот рисков и используется так называемая RASCI диаграмма или матрица.

Если поискать в интернете, то можно найти несколько разных подходов и аббревиатур: RACI, RACI-VS, DACI и ряд других, включая русские варианты.

Мне лично больше всего нравится именно RASCI.

Как составить такую матрицу ?

Все просто:

1) Определяете перечень функций/задач, распределить выполнение которых необходимо и пишите их в столбик.

2) В верхней строчке пишите РОЛИ участников команды управления проектом (если между ними надо распределить работу) или участников какой либо группы.  Иногда по горизонтали можно писать и конкретные фамилии участников, однако более эффективно использовать роли.

3) На пересечении функции/задачи и Роли ставим букву или несколько из RASCI.

Итак что же значат буквы в названии диаграммы:

RResponsable — Кто является ОТВЕТСТВЕННЫМ за выполнение указанной функции/задачи;

AApprove  — Кто должен утвердить результаты выполнения функции/задачи;

SSupport — Кто помогает ответственному выполнять функцию/задачу;

C Consulted — У кого можно получить консультацию по выполнению функции/задачи;

IInformed — Кого необходимо проинформировать по результатам выполнения функции/задачи.

RASCI

Одним из ключевых правил составления диаграммы является то, что таких букв как R и А должно быть идеально по одной. Так как если букв R — много, то тяжело найти того, кто реально ответственен за данную задачу.

Если много букв А, то может быть затянуто согласование и принятие финального решения.

Вторым ключевым правилом является то, что составлять такую диаграмму лучше всего всей командой. Так как участники команды управления проектом должны быть согласны выполнять те или иные задачи и четко понимать свою зону ответственности.

Такая диаграмма может использоваться на разных этапах проекта и для разных задач, однако ее основная цель — дать четкое понимание распределения функций между различными ролями.

Так же ее удобно использовать при распределении функций между различными организациями или в рамках описания различных процессов.

Так что инструмент достаточно удобный и полезный. Возможно, Вы найдете ему еще множество других вариантов применения.

А на сегодня все.

Пробуйте !!! Применяйте !!! Экспериментируйте !!!

Успешных Вам проектов !!!

Притча о гребцах

Сегодня пятница, впереди выходные.
Кто то подводит итоги недели, кто то планирует как отдохнуть.
А я предлагаю Вам немного подумать над вопросом, который идет после притчи 🙂
И так притча:
Жила-была одна команда гребцов. И решила она посоревноваться с другой  командой гребцов. В каждую команду вошло по 8 человек.
притча о гребцахОбе команды  усиленно тренировались и ко дню соревнования были в одинаковой кондиции.
Но в итоге команда соперников обошла их на километр.
Настроение у проигравшей команды было хуже некуда.
Высшее руководство задумалось. И решило нанять группу аналитиков, чтобы те оценили ситуацию и дали рекомендации, как выиграть в следующий раз.

 

После нескольких недель  напряженного умственного труда аналитики выдали ответ на вопрос, почему команда проиграла.
Оказалось, что в выигравшей команде было семеро гребцов и один капитан.
В то время, как в проигравшей было 7 капитанов и  всего один гребец.
Высшее руководство хлопнуло себя по лбу и  решило нанять консалтинговую компанию для проведения репозиционирования.

Консультанты решили, что в команде было слишком много капитанов и слишком мало гребцов и рекомендовали перестроить команду. Теперь в  команде стало всего четыре капитана, два менеджера, один топ-менеджер и  один гребец. С гребцом консультанты посоветовали активно работать, дабы мотивировать его на достижение победы.

На следующих соревнованиях  команда соперников ушла вперед на два километра.
Высшее руководство уволило гребца, так как оказалось недовольно результатами его работы. Все остальные члены команды получили бонусы за достижение высоких результатов в процессе мотивации.
Аналитики снова сели за расчеты и выдали причину поражения:
— Стратегия была хорошая,
— мотивация — отличная,
— менеджеры высшего класса- превосходные,
— а вот средства реализации идеи были плохие…
К следующим соревнованиям проигравшая команда проектирует новую лодку…

команда проекта

А вот и обещанный вопрос/ы:
— А из кого состоит ваша команда проекта ?
— «Гребцов» хватает ?
— Или может надо что то поменять ?

Хороших всем выходных!!!