У попередніх постах було розглянуто питання постановки цілей, формування команди проекту, управління конфліктами, розподіл відповідальності усередині команди. Сьогодні пропоную перейти до інструментів планування проекту та розглянути один із таких інструментів — WBS (Work Breakdown Structure) або ієрархічна структура робіт з проекту.

Якщо взяти ухвалу, то WBS — це узгоджена з результатами постачання ієрархічна декомпозиція робіт, які команда проекту має виконати для досягнення цілей проекту та створення обумовлених результатів проекту.

Цей інструмент застосовується менеджером проекту разом із командою управління проектом на етапі планування.

Основна мета – визначити та структурувати весь зміст проекту. Іншими словами WBS повинна містити всі роботи, заплановані в проекті. Перш ніж перейдемо до правил побудови WBS, хочу зупинитись на двох аспектах

1) WBS не є:

графіком реалізації проекту;
Документом, що замінює план реалізації проекту;
Переліком дій чи віх.
Про цей аспект не варто забувати та намагатися підмінити поняття, спрямованість WBS визначити структуру робіт проекту та вже на підставі цієї структури будувати ПЛАН проекту та Графік реалізації.

Наступний аспект про який варто згадати – це:

2) Важливі вимоги до складових WBS зображені на малюнку нижче:

WBS

Тепер можна перейти до алгоритму складання WBS.

Алгоритм номер 1:

Почніть із цілей проекту (використовуючи визначення області охоплення проекту);
Перерахуйте вихідні результати, необхідні досягнення цілей — розташуйте їх горизонтально;
Для кожного вихідного результату визначте ключові блоки або роботи, необхідні для їхнього забезпечення (враховуйте описані вище вимоги);
Деталізуйте в шпальтах до необхідного рівня детальності;
Забезпечте залучення команди проекту та ключових зацікавлених сторін проекту або розробте WBS разом із ними.
Алгоритм номер 2 (використовуючи стікери та фліпчарт):

Поставити учасникам питання: «Що потрібно зробити для реалізації проекту?»;
Учасники команди записують свої відповіді на стікери; (час необхідний цього залежить від обсягу проекту);
Близькі за змістом Завдання групуються за стовпцями/стопками;
Завдання, що не потрапляють в жодну стопку, клеяться окремо;
Після цього вигадуємо назву Категорії (стовпчику/стопці), записуємо на фліпчарт і під кожною категорією клеїмо стікери.
Таким чином отримуємо WBS, приклад якої зображений нижче

(наведено саме приклад, для того, щоб відобразити суть інструменту. Дана WBS не є повною для реалізації проекту CRM):