Октябрь 2013

«Не ошибается тот кто ничего не делает» или как я нарушил ключевые правила проектного управления :-)

Всем привет.
Долго думал, писать мне этот пост или не писать? Решил все таки написать, возможно кому то он станет обязательно полезным.
Ошибки проектаРечь пойдет о моем первом опыте проведения вебинаров и тех ошибках, что были допущены.

Сначала опишу ситуацию, потом буду раскладывать ее по полочкам 🙂

Понимая, что тренд —  в онлайн образовании, решил и я  проводить вебинары, а тут еще позвонили с Одессы и предложили с ними посотрудничать, а для того, что бы друг на друга посмотреть — провести вебинар.
Я конечно же согласился. При этом, тему вебинара, вроде как проговорили (Это как раз был тот вебинар, баннеры которого висели у меня на сайте, да и на момент публикации этой статьи еще висят).

И начал я готовиться. Все таки первый раз. Аудитории не видишь, обратной связи практически нет. Посмотрел ряд вебинаров, как люди ведут вебинары, вроде все понятно :-).

Презентацию подготовил, проговорил, тайминг просчитал, площадку проверил. Форму регистрации на сайте повесил. Технически все отлично !!!

И вот  день вебинара —  волнуюсь, в первый раз все таки. Народу оказалось немного, человек 19, но для первого раза, как по мне — отлично. Участники вебинара  на вопросы старались отвечать, свои задавать, т.е. какой то интерактив все таки был.

Я доволен — вебинар прошел, по моим ощущениям, достаточно неплохо, к тому же опросил пару знакомых, что подключились к вебинару.

На следующий день созваниваюсь с организаторами и оказалось, что с их точки зрения, вебинар был провальным. Участники не сильно довольны и дальнейшего сотрудничества пока не предвидится.

Сказать, что я расстроился — значит ничего не сказать, расстроился я с самого начала достаточно сильно.

Но потом посидел, подумал и начал разбираться почему так получилось и все стало на свои места 🙂

Итак ошибки номер 1 и 2 :
Не достаточно четко проговорил с Заказчиком (компанией которая предложила провести вебинар) целевую аудиторию и ее потребности. Т.е., говоря языком проектного управления:
— не провел анализ заинтересованных сторон;
— не уточнил ЦЕЛИ.

Ошибка номер 3:
Перед вебинаром (после того как подготовил план вебинара и его наполнение) не проговорил с заказчиком контент презентации и вебинара, в результате контент не оправдал ожидания Заказчика и большей части аудитории, что была привлечена Заказчиком;

Ошибка номер 4:
Понадеялся на то, что Заказчик, так же как и я, заинтересован в результате вебинара и нашем сотрудничестве и должен подсказать что и как делать или «сонаправить» при подготовке. Ошибка практически та же что и в первом случае —
не прояснил ожидания Заказчика и его видение реализации.

Собственно вот эти ошибки привели к тому, что один из каналов продвижения моих тренингов/вебинаров закрылся, так и не открывшись.

Однако, вспомнив все то, что ВАЖНО в проектном управлении я не стал допускать еще одной ошибки, а именно — постарался при Завершении этого небольшого проекта извлечь УРОКИ, которые получил, что собственно и сделал в этом посту.

И не смотря на то, что Заказчик в данном мини-проекте остался не совсем доволен, для себя я нашел и положительные стороны этой ситуации:

1) Я провел свой первый вебинар и теперь более четко имею картинку многих нюансов подготовки и проведения таких мероприятий;
2) Я осознал свои ошибки и теперь, в случае похожего сотрудничества, уже знаю где лежат грабли (конечно же есть и другие грабли, на которые я просто не успел наступить, но их уже стало меньше 🙂 )
3) Я не потерял энтузиазма и буду продолжать, как и обещал, готовить и проводить серию вебинаров по проектному управлению;
4) Я верю, что НУЖНАЯ Целевая аудитория, которой будет полезно то о чем я говорил на вебинаре и то о чем я дальше буду говорить обязательно найдет меня и прослушает мои вебинары.

А Вам желаю, как всегда: Успешных проектов!!!
И не забывайте извлекать уроки из ВСЕХ своих проектов.

А тем кто все таки хочет прослушать мой первый опыт проведения вебинара, то вот ссылка на запись: https://www.youtube.com/watch?v=0UJVYjRfw80&feature=player_detailpage Комментарии и обратная связь, что мне необходимо улучшить в следующих вебинарах — ПРИВЕТСТВУЮТСЯ…

Удачи Вам !!!

Притча о гребцах

Сегодня пятница, впереди выходные.
Кто то подводит итоги недели, кто то планирует как отдохнуть.
А я предлагаю Вам немного подумать над вопросом, который идет после притчи 🙂
И так притча:
Жила-была одна команда гребцов. И решила она посоревноваться с другой  командой гребцов. В каждую команду вошло по 8 человек.
притча о гребцахОбе команды  усиленно тренировались и ко дню соревнования были в одинаковой кондиции.
Но в итоге команда соперников обошла их на километр.
Настроение у проигравшей команды было хуже некуда.
Высшее руководство задумалось. И решило нанять группу аналитиков, чтобы те оценили ситуацию и дали рекомендации, как выиграть в следующий раз.

 

После нескольких недель  напряженного умственного труда аналитики выдали ответ на вопрос, почему команда проиграла.
Оказалось, что в выигравшей команде было семеро гребцов и один капитан.
В то время, как в проигравшей было 7 капитанов и  всего один гребец.
Высшее руководство хлопнуло себя по лбу и  решило нанять консалтинговую компанию для проведения репозиционирования.

Консультанты решили, что в команде было слишком много капитанов и слишком мало гребцов и рекомендовали перестроить команду. Теперь в  команде стало всего четыре капитана, два менеджера, один топ-менеджер и  один гребец. С гребцом консультанты посоветовали активно работать, дабы мотивировать его на достижение победы.

На следующих соревнованиях  команда соперников ушла вперед на два километра.
Высшее руководство уволило гребца, так как оказалось недовольно результатами его работы. Все остальные члены команды получили бонусы за достижение высоких результатов в процессе мотивации.
Аналитики снова сели за расчеты и выдали причину поражения:
— Стратегия была хорошая,
— мотивация — отличная,
— менеджеры высшего класса- превосходные,
— а вот средства реализации идеи были плохие…
К следующим соревнованиям проигравшая команда проектирует новую лодку…

команда проекта

А вот и обещанный вопрос/ы:
— А из кого состоит ваша команда проекта ?
— «Гребцов» хватает ?
— Или может надо что то поменять ?

Хороших всем выходных!!!

Навыки менеджера проекта

Как и договаривались, сегодня будем говорить о менеджере проекта.

Кто он ? Зачем он нужен? Какими компетенциям и навыками должен обладать ?

Менеджер проекта — это тот, кто отвечает за успех проекта перед Заказчиком.

На картинке ниже —  Ключевые Области Проектного управления и основные Ограничения проекта, именно то ЧЕМ должен управлять в процессе реализации проекта, его руководитель/менеджер.

управление проектами

И для того, что бы управлять эффективно, менеджер проекта должен развивать в себе как технические и деловые,

так и лидерские и управленческие  качества. Все таки Проект — это прежде всего ЛЮДИ, благодаря которым он  и реализуется.

Ниже я попытался перечислить основные качества, которыми должен обладать Менеджер проекта.

Личные, управленческие и лидерские качества:

— Быть гибким и уметь приспосабливаться;
— Уметь одновременно концентрироваться на нескольких вопросах;
— Проявлять инициативу;
— Быть убедительным;
— Обладать хорошей коммуникабельностью;
— Держать в поле зрения несколько целей и находить баланс между ними;
— Обладать навыками планирования и реализации;
— Быть стрессоустойчивым и обладать навыками «разруливания» конфликтов;
— Обладать способностью выявлять проблемы, находить решения и обеспечивать их выполнение;
— Хорошо управлять временем;
— Уметь убеждать и владеть навыками переговорщика;
— Быть дипломатичным…
Технические и деловые навыки:
— Понимание, как организовать рабочую группу и управлять ее работой;
— Способность разрабатывать сложные планы, основанные на сроках и стоимости;
— Понимание вопросов, связанных с контрактами, материально-техническими обеспечением, закупками, а так же кадровые вопросы;
— Понимание технологий, играющей главную роль в обеспечении успешности проекта;
— Способность перенести бизнес стратегию на цели проекта;
— Понимание предметной области;
— ….
И это далеко не полный перечень, ведь каждый проект по своему уникален и может потребовать от Менеджера проекта дополнительных компетенций.
Развитие же этих компетенций — достаточно серьезная работа над собой. Именно поэтому руководить проектом должен профессионал. И если он назначен руководителем проекта, то он НЕ ДОЛЖЕН выполнять роль аналитика, главного инженера  или разработчика. Так как это — абсолютно разные задачи и зачастую взаимоисключающие друг друга.
Исключения конечно есть из этого правила, но в больших и крупных проектах такие исключения ведут часто к провалу проекта.
Объясню почему:
— проект — это множество взаимосвязей, за которыми надо смотреть постоянно, так как только отвлекся — надо «тушить пожар», а если сработал эффект «домино», то одной пожарной машиной не обойдешься :-);
— работа же конкретной направленности, такой как аналитика, программирование, тестирование, …. требует 100% вовлечение в то, что ты делаешь;
— А быть вовлеченным в выполнение конкретной задачи и одновременно с этим находиться «НАД» проектом и видеть ВСЕ происходящее — НЕ ВОЗМОЖНО...

Основной же способ развивать эти навыки — это участвовать в проектах и чем больше проектов реализовано, тем лучше отточены те или иные навыки.

Однако, иногда, менеджеру проекта требуется поддержка, так как часто ПРОЕКТ=СТРЕСС.

И такую поддержку могут оказывать:

— Непосредственный руководитель;

— Профессиональные сообщества;

— Коуч (здесь, на правах рекламы, предлагаю посмотреть некоторые коучинговые программы, разработанные мной 🙂 ).

Тема работы менеджера проекта — весьма обширна и многогранна и мы не раз еще коснемся тех ли иных ее аспектов

Если у вас есть конкретные вопросы, ответы на которые необходимо будет осветить на страницах сайта, то задавайте их, используя форму обратной связи или напрямую на e-mail.

Ну а на сегодня все.

Удачных Вам проектов !!!!

Притча: Достижение цели (Хинг Ши)

В нашей жизни много времени уделяется достижению цели. Зачастую важно выбрать и способ ее достижения. По этому поводу небольшая притча:

РекаВ один из солнечных дней Хинг Ши вышел прогуляться по берегу реки, сопровождаемый тремя своими учениками. Остановившись на берегу, Хинг Ши сказал:

— Посмотрите на реку, она — сама Жизнь, то мерно, то бурно протекающая. Река меняется с каждым мгновением, никогда не повторяя свой облик дважды.

Ученики долго смотрели на реку, пока мудрец не спросил их:

— А как вы бы стремились к своей цели?

Первый ученик сказал:

— Я бы всегда боролся с течением, плыл против него вперёд, к своей цели, — отважно сказал один.

— Это хорошо, — сказал Хинг Ши, — но ты рискуешь однажды утонуть, так и не справившись с рекой. Мой тебе совет — до того, как плыть против течения, узнай, лежит ли путь к твоей цели наперекор ему.

Второй ученик сказал:

— А я бы плыл по течению, как тот лепесток, что скользит по волнам, и набирался бы опыта в пути.

— Это хорошо лишь в том случае, если течение несёт тебя к твоей цели, в противном случае ты, действительно, уподобляешься лепестку, которому всё равно куда плыть, ибо ему так же не важно в какой заводи сгнить, — заметил Хинг Ши.

Третий ученик ответил:

— А я бы плыл к своей цели, постоянно меняя тактику, то отдаваясь на волю течения, то стремясь его побороть. Я бы обходил опасные места, останавливался на отдых, но потом, отдохнувшим и окрепшим, всегда продолжал свой путь.

— Твой ответ хорош, но недостаточно мудр, — заметил Учитель, развернулся и пошёл обратно к дому.

Его ученики ещё какое-то время стояли на берегу реки, думая над его словами, а потом последовали за Учителем. Поравнявшись с ним, они спросили:

— Ну а твой путь по реке жизни, Учитель, каков он?

Хинг Ши остановился, посмотрел на своих учеников и, улыбнувшись, сказал:

— Я бы даже не пускался в плаванье.

— Но разве твоя цель уже достигнута, — удивились ученики.

— Нет, — сказал Хинг Ши, — но ведь и не ко всякой цели можно добраться вплавь.

 

А каким образом Вы достигаете своих целей ?

 

Заинтересованные стороны проекта

Про цели проекта говорили на прошлой неделе.

Сегодня предлагаю поговорить о заинтересованных сторонах проекта. Т.е. о том окружении проекта которое больше всего может влиять на ход движения проекта как в позитивном так и в негативном плане.

заинтересованные стороны проектаНу а раз это влияние на Проект и его цели, этим надо управлять !!!

Вот и поговорим о том, какие действия ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо выполнить менеджеру проекта и его команде.

И так, простой, но рабочий алгоритм:

1) Необходимо идентифицировать заинтересованные стороны, т.е ответить на вопрос: «Кому из ближнего/дальнего окружения проекта интересна реализация проекта ?».

2) Определить степень влияния идентифицированных сторон на проект. Т.е. ответить на вопрос: «Могут ли повлиять и насколько сильно заинтересованные стороны на ход реализации проекта?»

3) Определить степень заинтересованности в проекте/результате проекта. Т.е. ответить на вопрос: «Какие цели/интерес заинтересованного лица в проекте ? »

4) Составить матрицу 2/2 по Вертикале которой будет матрица заинтересованных сторон сила Власти/влияния на проект. а по горизонтали будет Заинтересованность в проекте.

Дальше размещаем все идентифицированные стороны по четырем квадрантам.

Ключевой квадрант  —  это те заинтересованные стороны, которые имеют большую власть и большую заинтересованность в проекте. Эта категория заинтересованных сторон требует АКТИВНОГО управления.

5) Для всех заинтересованных сторон и в первую очередь для квадранта «Активного Управления»  прорабатываем стратегию работы  с заинтересованными сторонами. Т.е. определяем:

— способы коммуникации;

— формат и частоту предоставляемой информации;

— какие цели будут достигнуты в рамках проекта;

— какие цели не будут достигнуты в рамках проекта;

— какие цели могут быть достигнуты в рамках проекта;

— Каким образом/какими действиями мы можем обеспечить поддержку со стороны заинтересованных сторон/минимизировать негативное влияние на проект.

Все это заносим в табличку:

заинтересованные стороны проекта

Теперь у нас есть четкое понимание КАКИМ образом мы можем и будем управлять заинтересованными сторонами проекта, для того что бы максимально эффективно достигнуть поставленных целей проекта и минимизировать риски проекта, связанные с заинтересованными сторонами.

На этом пока все.

Более подробно о работе с заинтересованными сторонами, вы можете узнать на одном из моих тренингов или заказав консультацию.

В следующий раз поговорим о роли Менеджера проекта и какими навыками он должен обладать.

Успешных Вам проектов !!!

Притча: «Яйцо, кофе и морковь»

ПритчаОднажды к мудрецу пришел торговец и начал жаловаться на то, что все вокруг не так, что сил больше нет бороться с конкуренцией, дела идут плохо, товар бракован и всюду подстерегают разбойники и воры.

Мудрец на огонь поставил 3 одинаковых кастрюли с водой, в одну бросил морковь, в другую положил яйцо, а в третью насыпал зерна кофе. Через некоторое время он вынул из воды морковь и яйцо, и налил в чашку кофе из третьей кастрюли.

— Что изменилось? – спросил мудрец.

— Яйцо и морковь сварились, а зерна кофе растворились в воде – ответил торговец.

— Нет, это лишь поверхностный взгляд на вещи. Посмотри – твердая морковь, побывав в кипятке, стала мягкой и податливой. Хрупкое и жидкое яйцо стало твердым.

Внешне они не изменились, они лишь изменили свою структуру под воздействием одинаковых неблагоприятных обстоятельств – кипятка.

Так и люди – сильные внешне могут расклеиться и стать слабаками там, где хрупкие и нежные лишь затвердеют и окрепнут.

Зерна кофе полностью растворились в новой враждебной среде и изменили ее – превратили кипяток в великолепный ароматный напиток.

Есть особые люди, которые не изменяются в силу обстоятельств – они изменяют сами обстоятельства и превращают их в нечто новое и прекрасное, извлекая пользу и знания из ситуации…

А как Вы себя ведете в неблагоприятных обстоятельствах ?

Постановка целей в проектах

цель

Сегодня поговорим о целях и том, какие цели бывают.

Ни один проект не обходится без определения целей проекта.

И от того, насколько четко и качественно сформулированы ЦЕЛИ, напрямую зависит  успешность данного проекта.

Ведь если цели нет, то как определить, что мы пришли именно туда, куда планировали ?

Сразу вспоминается эпизод из «Алиса в стране чудес«, где она говорит с котом:

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти? — спросила Алиса.
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.Цель

— Мне все равно… — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
— …только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.
— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти.

 

Так и в проектах, если достаточно долго что то делать, то обязательно что то сделаешь, только вот то ли это, что от тебя ЖДУТ ? А это уже вопрос.

И так какие цели бывают:

1) Четкие цели. Это когда мы знает достаточное число критериев успешности. И описание самой цели не вызывает затруднений. Зачастую такие цели формулируются с использование SMART критериев. Я не буду останавливаться здесь на том, что такое SMART — в интернете достаточно информации на эту тему. Скажу только одно, что достижение таких целей намного проще. К тому же все участники команды проекта ПОНИМАЮТ, а это немаловажно, куда надо прийти…

2) Так называемые «Расплывчатые цели».  Это когда мы не можем по SMARTу четко сформулировать ЦЕЛЬ.  Это конечно не тот случай, как в фрагменте с Алисой, но очень похож.

В случае с расплывчатыми целями мы понимаем ВЕКТОР движения и у нас есть определенные «Очертания» цели.  Что же делать менеджеру проекта  и проектной команде?

Расплывчатые цели

Ведь в случае расплывчатых целей у нас возникают дополнительные риски и связанные  с ними затраты. К тому же участники проекта не до конца понимают, что от них хотят ? И куда надо бежать.

Поэтому нагрузка на менеджера проекта в этом случае только увеличивается.

К сожалению универсального ответа нет, но есть рекомендации, как работать с данными целями.

К таким рекомендациям относятся НАЛИЧИЕ ТРЕХ СОСТАВЛЯЮЩИХ :

1) Наличие СИЛЬНОЙ эмоциональной  составляющей. 

Цели должны поддерживаться этузиазмом и энергией, направленными на реализацию проекта.

2) Наличие Сенсорной составляющей.

Чем более осязаемой цель. Тем проще донести ее до остальных членов команды. Продумывайте осязаемые артефакты достижения цели.

3) Наличие Прогрессивной составляющей.

Неопределенные цели не статичны, с течением времени они меняются. Важно периодически останавливаться для осмысления полученных результатов. Такие цели должны редактироваться на основании новых полученных сведений.

Более детально  тему постановки цели, SMART критерии  и работу с расплывчатыми целями мы обсуждаем на тренинге Управление проектами: «Просто о сложном».

А на сегодня, пока хватит 🙂 Ждите продолжение.

 Удачных Вам проектов !!!

Успех в достижении целей. Правила Конфуция

Девять правил от Конфуция, которые принесут успех в достижении поставленных целей. Конфуций

1. Поддерживайте постоянное движение к своей цели.

Люди, которые добились успеха — это те, кто постоянно поддерживал движение к своей цели. Не важно, насколько медленно вы двигаетесь, но движение должно быть постоянным, не останавливайтесь. И если вы идете в правильном направлении, вы достигнете места назначения.

2. Оттачивайте свои инструменты.

Жизнь не стоит на месте, постоянно изменяются условия и обстоятельства, и это требует повышения мастерства в любом роде деятельности. Если вы хотите достичь цели, нужно принимать во внимание меняющиеся условия и обстоятельства, постоянно учиться, приобретать новые необходимые навыки и совершенствоваться – и это приведет к успеху. Это важное правило Конфуция люди часто упускают из виду.

3. Корректируйте методы достижения цели, но не саму цель.

Если вы чувствуете, что цель правильная, но становится недостижимой, не нужно изменять цель, нужно корректировать методы ее достижения. Другими словами, нужно найти другие способы достижения цели, которые окажутся эффективными на данном этапе пути. Помните, что жизнь всегда меняется, поэтому, чтобы достичь своих целей, нужно учитывать эти изменения и самому меняться. От этого зависит успех в достижении целей.

4. Делайте лучшее, делайте хорошо.

Что бы вы ни делали, делайте это хорошо, качественно, с любовью – насколько это вообще возможно. Делая лучшее из того, что вы можете, вы не будете потом сожалеть. Конфуций говорит: «Куда бы вы ни шли, следуйте туда всем своим сердцем». Чтобы добиться успеха в жизни, требуется всё от вас зависящее.

5. Ваше окружение определяет ваше будущее.

Человек во многом зависит от своего окружения, которое значительно влияет на систему ценностей и мировоззрение, и, таким образом, на будущее человека. Конфуций рекомендует не иметь дел с людьми, которые не занимаются самосовершенствованием. Такие люди «застыли» в своем развитии, и будут только тормозить вас на пути к успеху и достижению целей. Ведите дела и больше общайтесь с людьми, которые идут в ногу со временем и развиваются. Следуя этому правилу, вы тоже будете постоянно развиваться.

6. Хорошие вещи дорого стоят.

Трудно добиться всего хорошего, так как всё действительно стоящее требует больших усилий. Гораздо легче ненавидеть, чем любить. Легко быть негативным, и трудно излучать позитив. Проще совершать зло, чем делать добро. Всё лучшее, чего можно достичь в этом мире, требует больших усилий, работы над собой. Но оно того стоит. Конфуций говорит, что внешний мир – это отражение нашего внутреннего мира, поэтому, если мы хотим сделать внешний мир лучше, мы должны заниматься собой, развивать свои лучшие качества. Работа над собой – это неотъемлемая часть успеха в достижении любых целей. Возьмите за правило каждый день стараться что-то делать для саморазвития.

7. Обида разрушительна.

Быть обиженным означает жить в негативе, а жизнь в негативе не может привести ни к чему хорошему. Что излучаем, то и притягиваем. Излучая негатив, мы не можем притянуть позитив, так как это противоречит законам жизни. Оставьте обиды в прошлом, отпустите их, и ваше движение к успеху и счастью значительно ускорится. Конфуций советует продолжать движение к своим целям, несмотря на обидные поступки других людей, не позволяя обидам сбить нас с курса. Использование этого правила обязательно для тех, кто хочет сделать свою жизнь лучше.

8. Всегда помните о последствиях.

Каждое слово и действие приводит к тем или иным последствиям, и это правило всегда нужно помнить. Конфуций говорит: «Когда поднимается гнев, подумайте о последствиях». Гнев отключает разумность, здравомыслие. Под влиянием эмоций человек делает глупости, что может замедлить его духовное развитие и отодвинуть цель. Умение контролировать свои эмоции – это залог успеха в достижении поставленных целей.

9. Каждый может вас чему-то научить.

Каждый человек может стать нашим учителем в чем-то. Конфуций говорит, что чему-то хорошему в другом человеке можно подражать (стараться привить себе, развивать), а видя что-то плохое в другом, стараться искоренять это в себе. Таким образом, каждый человек может нас чему-то научить. Старайтесь использовать это правило каждый день, в общении с каждым человеком.

 

Помня эти правила Конфуция, и применяя их на своем пути, мы можем значительно быстрее достичь поставленных целей. И пусть всех нас сопровождает успех в этом не всегда легком деле!
Информация взята с сайта: «Эзотерика»